医療法人の役割分担を見直すときに最初に確認したいこと

役割分担は何から確認すればよいですか？

医療法人の組織図には部署や役職が示されますが、患者対応、予約変更、物品管理、採用時の受け入れなど、日々の業務がどこで受け渡されるかまでは読み取れません。見直しの入口には、職員が繰り返し対応する業務を一つ選び、依頼の発生から完了までを時系列で書き出します。

各段階で「誰が気づくか」「誰が処理するか」「誰が確認するか」「どこに記録を残すか」を尋ねると、担当が重なる箇所と、誰も担当していない箇所が見えます。問題を個人の力量だけに帰さず、業務の設計として扱うための材料になります。

担当表には何を記載しますか？

担当表には、通常時の実行者に加え、判断を要する条件、最終判断者、不在時の代替先を記載します。たとえば予約変更の連絡でも、単なる時刻変更と、診療上の判断を要する相談は同じ経路にできません。医療上の判断は資格と院内規程に従うことを前提に、事務連絡から適切な担当へ渡す境界を明確にします。

例外は無限に列挙せず、連絡が遅れると困る場面から選びます。夜間、担当者不在、複数部署にまたがる案件などで、相談先と記録場所が一致しているかを確認します。表を作っただけで運用が変わるわけではないため、朝礼や定例会で実際のケースと照らし合わせて修正します。

役割分担表はどのように書きますか？

業務を一つの行にまとめ、実行・判断・相談・記録の役割を分けます。以下は物品補充を題材にした記入例です。役職名を自法人の担当者名や連絡先に置き換え、不在時の代替先も確認してください。

新しい分担をどう定着させますか？

一度に全業務を変えず、対象業務と試行期間を決めます。開始前には処理時間だけでなく、確認待ち、やり直し、問い合わせの往復、職員の負担感も記録します。試行後に同じ観点で振り返れば、単なる「忙しさの移動」になっていないか判断しやすくなります。

厚生労働省の医療勤務環境改善マネジメントシステムも、医療機関による継続的な自主改善の考え方を示しています。法人ごとの職種構成と規程を踏まえ、現場の声を集めて更新することが大切です。